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整合资源构建开放互动的设备管理体系

  发表日期:2012年10月15日          【编辑录入:管理员

整合资源构建开放互动的设备管理体系

吴锦霞,邹永东,刘刚,邓利

(深圳大学 生命科学学院,广东深圳 518060)

 

摘要:为提升高校仪器设备尤其是大型仪器设备的管理水平和效率,便于使用者获得使用说明、培训录像和课件等培训文件进行学习并能够参加管理;便于管理人员系统的管理从设备论证采购文件、安装维护记录、相关配件及说明书、培训资料、使用产出情况等全系列资料。通过构建网络平台,采集描件文件、视频文件、培训课件、授权刷卡记录等多种形式文件,配合实验室准入及仪器使用技能考核系统、视频监控系统、实验室门禁系统和仪器设备电源控制授权系统,为使用者和管理者提供良好的学习、管理和互动平台。最终,极大的提高了仪器设备管理水平,保障了高效安全运行,提高了设备成果产出率,实现了最大限度发挥仪器设备价值效果。

 

 

关键词:仪器设备;互动管理;动态管理;开放管理;信息化管理平台

 

中图分类号: G642.0

 

基金项目:

深圳大学实验室与设备管理研究基金项目:2011034;

广东省生物科学实验教学示范中心项目资助:00000402.

 

Construct Open and Interactive Equipment Management Platform by Integration of all Materials

WU Jin-xia, ZOU Yong-dong, LIU GangDENG LiZHANG Yu

(College of Life Sciences,Shenzhen University, Shenzhen 518060, China)

 

Abstract: In order to improved the management level of equipments especially top of them, instruction book, training videos and all teaching files been put to management platform for researchers easy to obtain and master them for participation in the equipments management; Files of equipments procurement, training data, results output, installation and maintenance etc for managers. The management system for users and administrators to provide good study, management and interactive platform, through constructing the network platform to integrate electronic documents and video files a draw, training courseware, credit card authorization notes, etc, and cooperated with laboratory access and instrument use skill examination system, video monitoring system, lab entrance guard system and equipment power control authorization system. All these measures greatly improved equipment management level, ensured safe operation of the high efficiency, increased output results and realized maximum play instruments value.

 

Key wordsequipment; interactive management; dynamic management; open management; information management platform

 

1 引言

随着科学研究的不断深入发展,对仪器设备的依赖日益加深,尤其是大型仪器设备在学科建设、教学科研、学校上水平出成果以及为社会服务方面具有重要作用。仪器设备管理也早已不是简单的管护任务,正在形成一门科学,是自然科学与社会科学在实践中密切融合的边缘科学。如何科学的管好仪器设备,提高其使用效益,更好的为教学、科研和社会服务,正是这门科学的研究目的 [12]

针对深圳大学生命科学学院仪器设备数量多、价格贵、全部仪器对研究生开放、管理人员严重不足的情况。生物科学实验教学中心充分利用信息化、数字化、网络化把仪器设备全部相关资料整合在一个网络平台,实现了仪器设备论证采购、相关配件资料、使用培训录像和课件、使用资质授权和考核系统、设备申请使用系统、报修系统、使用过程记录和监控录像、对社会服务和科研成果产出情况等,用图片文件、视频文件、应用软件和数字统计资料等多种形式将所有资料整合在对应设备管理平台,极大的提升了仪器设备管理水平[3,4]

2 针对不同性质的资料采用不同的数据化形式,力求方便

仪器设备使用和管理过程中涉及文件众多,形式多样,在完成传统的仪器设备资料归档后,针对不同性质的文件采取最适合的形式归纳在相关仪器的管理平台。纸质文件,如选型文件,询价文件、招标标书、采购合同、仪器说明书、验收报告、固定资产签收单、维修报告等均经扫描后转换为PDF文件格式出现在对应仪器页面[5];仪器使用培训演示和讲座以及日常仪器监控录像均以F4V文件格式保存[6];仪器设备自带的硬件驱动程序、运用软件、厂家提供的仪器使用课件或电子说明书,均压缩成标准压缩文件RAR格式[7];仪器设备的概况说明(名称、图片、性能指标和参数、应用范围和特点、购置日期、型号、规格、厂家、保管人、存放地点、设备状态)、使用资质考核系统、使用申请授权系统、实验室门禁管理系统、设备电源控制系统、网络化实时使用记录系统、故障申报维修系统的记录均以网页形式整合在仪器管理页面中[8]

    不同的文件格式各有特点,扫描文件最真实的反映了纸质文件本身,包括各相关责任人的签字原笔迹、审批过程、维修程序直到报废过程,责任明晰;视频文件格式F4V文件是被大多数主流播放器兼容播放的格式,不需要通过转换等复杂的方式,在线观看方便;压缩文件RAR格式,可方便的转换任何格式文件进行网络化管理,兼容性好;而页面形式展示的文件,内容直观,利于使用和管理人员互动,实时体现仪器设备当前状态,能够执行复杂统计功能,利于互动[9,10]

3 全面动态涵盖仪器设备资料,力求完整

围绕一个仪器设备的“一生”力求在其管理平台上完整收纳各类资料,同时进行有机的归纳、整理和网络链接。仪器设备文件采集伴随提出需求就开始同步进行,从设备选型表到价格论证表,体现了采购需求、采购发起人、采购负责人、专家组构成和讨论过程、最终意见,招标文件的确定过程到最终合同等一系列文件均在采集之列;设备完成采购过程后,对采购设备的验收、附件清点、固定资产建档、采集说明书、相关软件程序上传网站;仪器设备调试过程中采集厂家人员的培训视频和课件、共同创建授权使用网上考核试题库并在使用过程中不断完善;仪器使用过程中,各种活动必需通过网络化的管理平台申请,只有考试通过才能获得仪器设备使用资质,具有资质才能预约使用,使用者有义务实时完成使用记录,仪器设备的对应监控录、实验室门禁和仪器设备电源控制系统的记录为系统自动完成,并体现在管理平台对应位置;仪器设备的维修保养也是通过网络化的管理平台完成,使用者发现异常上报或管理人员检查发现,均在指定页面提出申请,经管理人员分类、询价最终确定维修方案,审批同意后执行维修,在采集验收文件后方能付款;仪器设备的报废同样也要经网络报备、专家评审、审批、报废设备接收等过程,忠实呈现一个仪器设备完整“一生”的“点点滴滴”。

对于各类申报文件全部在管理平台网上申报,填写自动生成的标准格式文件,保障各种文件的规范和信息点完整。例如一个标准“选型论证记录表”就要包括:设备名称、台(套)数、资金来源、预算金额、使用部门、采购执行(召集)人、选型负责人、采购编号、采购需求参数、参与论证的供应商及设备型号、国内外同类产品及生产厂家比较、其他用户单位同类设备调研情况、选型建议及理由、拟选型号技术参数与配件、论证小组投票结果及论证结论、选型小组成员签名、设备采购决策小组意见,共计17个信息点。最终完成文件审批后,扫描文件转换成PDF格式上传至管理平台,切实保障了数据的规范和完整[11]

4 整合现有资源构建仪器设备管理统一平台,力求高效

原实验室仪器设备管理过程中,生物科学实验教学中心已经构建了实验室门禁系统、实验室及仪器设备视频监控系统、仪器设备电源控制系统、仪器设备报修系统、对社会开放共享系统,同时也在使用学校实验与设备部设备管理系统、仪器设备采购系统和政府采购系统。使用如此众多的系统,不仅让使用和管理人员很难获得和上报所涉及信息,而且仍然没能涵盖仪器设备采购前期论证、使用培训、随机软件、当前状态和成果产出等重要信息,新的管理平台不仅仅是简单的整合,更重要的还有完善和归纳整理各类信息,力求高效。

在完成生物科学实验教学中心服务器建设后,仪器设备管理平台建设硬件条件具备了,拥有了足够空间和权限整合各平台。使用者和管理者各有不同权限的账号登陆,不同的账号类型能够阅览和操作的权限各异,较好的解决了信息公开、共享和涉密、版权的对立统一(图1)。进入每个仪器设备的页面,概括性表格总结和体现了仪器设备的重要信息和实时状态,并提供引导进入各分类信息的连接,实现了一个平台解决所有问题的设计初衷(以透射电子显微镜为例,图2)。


1 生物科学实验教学中心仪器设备管理平台账号权限概况


2 生物科学实验教学中心仪器设备管理平台仪器设备页面信息概况

5 充分体现仪器设备使用和管理者动态沟通,力求互动

仪器设备的实际情况是随时间动态变化的,一切靠管理人员在管理平台上控制会严重迟滞实际情况,生物科学实验教学中心在构建此平台时,一个重要的理念就是“每个使用者都是管理员”,这种“管理员”是仪器设备运行事件中的“当事人”,甚至就是仪器设备故障的“始作俑者”,在视频监控、门禁和仪器设备电源刷卡控制、实验室违规处理办法等一系列措施保障下,使用者实时上网填写使用记录,如实上报仪器设备状态成为了可能[12]

使用者从管理平台上获取仪器设备性能参数特点、主要运用范围、当前状态、所在房间、管理负责人联系方法、预约使用排除情况、使用说明书、培训录像和课件,在学习相关使用方法后,方可申请考试授权使用,在有监考环境中通过试题库考试和上机考核,最终获得使用授,这个授权是动态的,违反实验室纪律和操作授权取消。管理人员需要不断更新平台内容,复核各类申请,并负责执行培训、考核、处罚、审批、验收、报销等程序,所以仪器设备管理平台就是要为使用和管理人员的良好互动平台。

6 针对生物科学实验教学中心现状改革势在必行

6.1 实验室管理无法适应新情况,改革是唯一出路

生物科学实验教学中心截止201112月拥有单价超过5万元的仪器设备162台(套),其中超过10万元的仪器设备48台(套);目前中心正在执行4700多万元的深圳市海洋重点实验室的采购计划;中心的职责不仅要为科研服务,也要为教学服务,同时还承担仪器设备对外服务,但是中心目前只有10名工作人员,在现在人员的基础上如何提高管理效率成为解决目前困境的唯一选择。

6.2 仪器设备管理是一门科学,在不断发展

仪器设备管理早已不是简单的管护任务,随着科学技术的发展它正在逐渐成为一门自然科学与社会科学在实践中密切融合的边缘科学。科技的进步越来越依靠领先的仪器设备,每一个进步涉及的仪器设备种类也越来越多,仪器设备的智能化、集成化、专业化对管理提出了新的更高要求。要适应现代仪器设备的管理就要探索新的管理模式,创建新的与时俱进的管理平台,科技进步也促成了管理向信息化、数字化、网络化发展。

6.3 把使用和管理置于“阳光”下,才会“健康”

对于使用人员,仪器设备的使用信息、技术信息、使用培训、资质考核、使用记录和报修申请等一系列行为均在管理平台上实时体现,通过管理平台供任何人查看;实验室门禁和仪器设备电源控制刷卡记录、使用监控录像、使用授权考试电子试卷等限制性内容,只有管理人员可见。这些措施不仅保障了使用者获得充分信息的权利,更是对使用者的监督,违规行为和操作一经发现立即停止使用资质,等待进一步处理,因此仪器设备的损坏情况大幅减少。

对于管理人员,仪器设备从选型询价论证开始就是阳光操作,什么人?为什么?需要什么样的仪器设备,最终确定的理由,审批专家和意见均在管理平台上的向全体管理人员老师公开;使用过程中的各类申请和事件处置也都在管理平台上公开的,什么时间,什么人,提出什么申请,何时开始处理,何时处理完成,均在公开范畴,对管理人员是无形的鞭策,办事效率自然提高。

6.4 没有严格管理和奖惩,开放只能造成混乱

只要通过考核就获得仪器设备的开放使用,意味着使用人可在24小时任何时间申请使用;仪器设备只对具有合格资质的使用者开放;严禁违章操作、严禁其它人员替代;视频监控和刷卡记录配合可以轻易的发现并记录问题,针对任何违规行为,一经发现立即停止使用者授权,进一步处理由实验室管理委员会处置;管理人员必需按照正规程序按时完成管理执行任务,严格执行本职工作,违规和延迟处理按不同情况核减工作量和奖金,进一步处理亦由实验室管理委员会处置;正是这些有力适当的奖惩措施才得以保障各种规章制度的正确执行,保证了实验室和仪器设备高效安全运行。

6.5整合资源构建开放互动的设备管理平台取得了良好效果

生物科学实验教学中心改革后的管理平台全面涵盖仪器设备各类信息,实现了仪器设备论证、采购、验收、培训、使用、维护、考核、报废的实时动态更新和标准执行模式和程序,极大的方便了使用人员更快、更多、更好的出成果,也利于管理人员提高管理效率。仪器设备使用、维护得当,故障率大幅下降,极大的提高了仪器设备的完好率和使用率,节约了管理时间和维修费用,最大限度的发挥作用,产出了更多的成果,值得继续探索和完善。

 

参考文献:

[1] 王全喜,倪锋,吕铁军,.加强大型精密仪器设备管理的探讨[J]. 实验技术与管理,2010,27(4):179-183.

[2] 杨巧妹.实验室大型精密仪器设备共享管理系统的分析与设计[J]. 湖南科技学院学报,2011,32(4):50-52.

[3] 张宇,莫蓓莘,汪安泰,.以科研为依托的大众化教育基础上的精英教育探索[J]. 实验技术与管理,2010,21(17):176-178.

[4] 张宇,莫蓓莘,汪安泰,.多层次生物科学实验教学方法的探讨[J]. 实验技术与管理,2010,27(9):124-126.

[5] 战京玉.档案数字化与扫描技术在档案管理中的应用[J]. 中国科技博览,2011,(10);234.

[6] 韩明明,徐世许,刘伦.基于B/S结构的档案信息管理与远程视频查询系统[J]. 青岛大学学报(工程技术版),2010,25(4);38-41.

[7] 于晓红,孙颖.网络时代档案编研工作的特点与趋势[J]. 黑龙江档案,2010,(6):25

[8] 韦萌.实施"5S"管理,提高高职英语实验室功用[J]. 高教论坛,2011,(4):83-85.

[9] 谭锦才,陶顺.高校仪器设备档案信息化建设的思考[J]. 实验技术与管理,2011,28(3):205-208.

[10] 叶文利.基于网格的实验室档案信息化管理[J]. 电脑知识与技术,2009,5(5):1279-1280.

[11] 汤黎明,陈锐华,吴敏.医院设备器材采购管理规范化研究[J]. 医疗卫生装备,2005,(9):34-37.

[12] 李敢峰.厦门大学经济与管理国家级实验教学示范中心的信息平台建设[J]. 中国教育信息化•高教职教,2009,(5):24-25.

 

 


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