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仪器设备档管理革新为高校教育改革服务

  发表日期:2012年10月20日          【编辑录入:管理员

张宇、陈伟钊、莫蓓莘、汪安泰、聂晓云

(深圳大学 生命科学学院,广东 深圳 518060)

 

摘要:随着国家对教育事业投入的不断加强,高校实验室装备也在不断增加,越来越多的仪器设备进入高校实验室中,给高校仪器设备现代化管理提出了重大课题。在高校教学体系改革不断深化的进程中,研究生甚至本科生也需要操作大量贵重仪器设备,这对保障科研和教学仪器设备的使用提出了艰巨的任务。为了使所有使用人正确使用仪器设备、管理好仪器设备附件、迅速对仪器设备进行保修,仪器设备相关档案的科学管理就越发重要了,以深圳大学省级生物科学实验教学示范中心仪器设备档管理数字化、网络化、互动化方案为例,尝试解决高校教育体制改革以来对仪器设备管理提出的新任务和新挑战,不仅要管好仪器设备档案更要提升服务层次,以支持实验室开放和精英人才培养。

 

关键词:高等学校;仪器设备档案;数字化;开放实验室

 

 

仪器设备是高等学校提升教学和科研水平的重要物质基础,随着本科教学评估后开创的对本科教学的重视局面,深圳大学省级生物科学实验教学示范中心的新增仪器设备总值达700余万元,其中不乏一些贵重仪器。完整的贵重仪器设备档案不仅应有完善的静态文件,包括可行性论证报告、审批表、调查记录、照片、信息卡、定购合同、开箱记录、说明书、全套随机技术文件、安装调试记录、双方签字移交文件、管理人员及设备操作人员培训情况等;也应该包括动态文件档案,如使用、维修、检修、事故记录,重大事故调查、分析及处理意见,技术性能指标定期校验情况,性能改造,考核、评价及评比记录,使用效率评估统计表[1,2]。一套完善的仪器设备档案是真实考评仪器设备在教学和科研中发挥的作用、使用情况、产出效益等其它跟踪记录的基础材料。但这些材料绝不应该只停留的档案柜中,而是应该服务于高校教育体制改革,为实验室开放服务,为学生使用服务。

随着信息科学技术的不断发展,当今世界已进入了信息社会的崭新时代,传统仪器设备档案管理已经越来越不能完全满足高校教学体制现实需求[3,4]。为了紧跟学科发展的进程、为了适应社会发展的需要、为了实现提高大众化培养的质量和进行精英式教育,将仪器设备档案数字化、网络化、实时化,是实现高校仪器设备的安全高效运行和保障其开放使用的必需条件。

 

一、仪器设备档案数字化转换是基础

在传统的仪器设备管理档案中大部分是纸质文件带签章,对于这部分文件全部采用扫描仪采集图片文件编辑为PDF文件。被数字转换的文件,不仅保持了文件的原始状态,也为网络化下载创造了条件,提高了此类档案的使用方便性,同时原始档案也不必二次扰动,保证了原始档案安全。随着现代仪器设备的功能越来越丰富,仪器操作也越来越多的与电脑相结合,与其配套的电脑软件、驱动程序和电子说明书也在不断增加,面对这类本身就是已经是数字化的档案文件,只有数字化档案管理模式才能发挥其作用。而且,传统的实物档案存贮方式也不适合此类档案长期保存,因为此类文件一般均以光碟存放,随机光碟一般只有最多5年的数据保证时间,这对档案保存是当然不够的,为了数据安全和使用方便,这类档案也必须在数据库中。

在高校实验中心实验室仪器设备管理的宗旨是服务教学,给每一个学生创造进入实验室使用各种仪器设备进行科学研究,这是提高大学生综合素质、培养创新人才的需要[5]。但是实验室对大学生开放,无论如何培训他们的水平也不可能在短时间内达到专业水平,所以不仅提供给他们全套仪器设备说明书供他们学习,也要提供相应的软件和驱动程序供学生下载在自己电脑上进行软件学习,只有数字化的档案才能方便的提供不限量拷贝。

对于学生的培养仅仅是提供使用说明和相关软件是不够的,还应提供更加丰富的数字化档案,针对实验室开放和教学需要对于每一个仪器,请厂家业务员进行操作演示主讲解,全程录像并上传到档案管理数据库中供学生观看;对于一些有实力的厂家,他们已经针对自己的产品和配套软件开发了相应的教程,甚至包括产品涉及实验的虚拟操作动画,这些新颖的数字化档案材料对于学生熟练掌握仪器设备使用、充分发挥设备的功能和实验室安全运行具有重大意义,是广大学生喜闻乐见的形式。

仪器设备档案数字化不是赶时髦,也不是追求先进的概念,而是为了档案安全保存和学生使用方便,原始档案经数字化后就不需要反复借出,保证了原始档案的安全,对于软件和驱动程度之类有档案,也因网络系统提供的备份而防止了原始光碟虽时间延长而造成的数据无法读出;档案数字化可以全天候供需要的学生下载,这一优势是实物档案管理无法实现的;数字化档案统一了多种形式的档案,较实物档案节约了大量空间;原始档案经数字化转换后归档,除维修时基本不被扰动,极大的减轻了后期档案管理的工作量,正是以上众多的优势使实验中心仪器设备档案管理数字化改革成为必然。

 

二、针对教学和科研需求实现档案公开和网络化是途径

随着高校教育体制的改革不断深化,要求开放实验室,但实验室和仪器设备的安全运行同样重要,加强对学生进行仪器设备的培训就格外重要了,仪器设备档案管理改革就是要为每个需要的人提供完整的使用说明书、使用教程和相关信息,要让每一个人都方便的获得这些,相关档案数字化、网络化就是最好的解决方案[6,7]

在档案的公开中,并不是所有档案都公开,公开的主要是与使用和维护相关的档案部分,这部分档案公开不涉及任何知识产权问题,而学生最需要的也这一部分。针对每个仪器的使用实验中心相对任何一个厂家都争取客户,所以邀请厂家进行仪器使用演示并拍摄录像供广大学生共享学习,厂家都会以扩大产品影响力为目的尽力去做的最好,录像的知识产权在学校,所以公开共享也是无任何纠纷的。

信息的公开为使用者提供了获取档案的源泉,数字化档案是最佳模式,网络化是最佳途径,借助现代网络传播技术把数字化档案快捷方便的呈现在需求者面前是目标[8]。实验中心制作仪器设备管理系统网页,提供实验室每个仪器的相关档案下载和教程在线观看,需要学习的学生可以在任何时间获取。另外,多媒体触摸屏展示系统也必需有相应网络系统的支撑,以网络为支持的多媒体触摸屏系统是除实验中心网页之外的档案数字化显示平台之一,针对实物档案归档时的柜号-层号-文件夹名称-文件列表分层次设置,此系统对于展示数字化档案非常生动直接,多媒体触摸屏系统就放置在实物档案柜旁边,代替实物档案的现场查询功能,最大限度的减少了对原始档案的扰动。正是在档案数字化转换的基础上,通过网络技术才最终实现了档案管理为教学科研服务。

 

三、实现档案动态互动管理是关键

对于档案的动态管理,如使用、维修、检修、事故记录,考核、评价及评比记录,使用效率评估统计表。这些档案是真实考评仪器设备在教学和科研中发挥的作用、使用情况、产出效益等其它跟踪记录的基础材料。实验中心通过建设仪器管理网页,使每个仪器和使用必需网上预约,批准后才能通过网络化门禁系统进入实验室使用仪器。仪器使用有了网络记录,督促使用人责任心加强,另外通过网络申请使用和报修仪器方便,中心工作人员可以迅速通过网络化的数字化档案查到维修信息进行处理,保障了仪器的完好率。

实物档案数字化保障了实物档案的安全,同样网络档案也要实物化才能保障安全。为了保证网络生成的数字档案的完整性和安全性,防止因网络存贮系统意外毁损,针对网络上完成的仪器使用申请、仪器维修申请、事故登记等情况,均需在网上填写后打印自动生成的表格,签字后上交,实验中心收到实物申请后才能批准使用仪器或维修登记。处理后填写相关记录和单据经扫描数字化后再次归档,而数字化档案的动态变化统计通过网络搜索功能可以瞬间完成,极大的提高了档案查询速度,保障了动态档案的完整性、实时性和安全性。

 

四、提升教学水平和层次是目的

加强仪器设备档案管理,推进档案管理的数字化、网络化和互动化,实现了高效、安全、可靠、实时的管理体系。完善和实时的档案系统为教学科研提供了学习仪器设备使用和保养的全面一手资料,学生们的仪器操作能力显著提升,仪器设备无故障运行时间较实验室开放式管理之前还要良好,仪器设备的维修反应时间显著缩短,仪器设备产出效益也有了扎实的数据,实验中心对仪器设备的管理也更加高效,广大师生也因此获益,深圳大学生命科学学院培养的学生也被广大用有单位评价为“肯吃苦、上手快、能力强”[9]。所以仪器设备档案的管理不仅仅是档案管理的事情,更是顺应高校教学体系改革,提升教学和科研层次,提高教学质量、科研水平和精英教育的需要。

仪器设备档案管理数字化也为实验中心管理提供了极大的便利条件,实时掌控了仪器设备的使用情况和人员责任。通过网络化互动仪器管理网页解决了大型仪器统计产出效益的难题,实验中心通过网络申请仪器使用管理的审批,大型仪器有偿使用,有论文或其它成果产出后,只要申请人能够提供证据证明就奖励免费使用时间,这极大的调动了使用人上报仪器使用效益,为仪器考评提供了丰富的材料。正是因为仪器设备的管理通过网络互动,所以实现了动态档案的实时更新,提升了仪器设备档案管理的层次,最大化为教学科研服务。

随着高等学校教学体系改革的进展,提高大众化教育水平和精英教育层次都要求实验室开放,要求让学生能够使用到比较先进的仪器设备,让仪器设备充分为教学科研服务。而高校的不断扩招,学生和仪器设备增加迅速,也给仪器设备的管理造成极大的压力,传统的管理方式已经不能满足日益变革的教学科研环境,只有不断提高管理水平,提升管理效率,本着为教学服务、为科研报备的宗旨才能适应现实情况的需要,实验中心仪器设备数字化、网络化、互动化改革正是支持上述变革的需要,是实验室档案管理改革必需完成的任务。

 

参考文献:

[1]王琴. 高校仪器设备档案管理的几点思考[J]. 宿州学院学报.2009,24(6):127-129.

[2]汤镜秋,马江. 浅析当前科研单位仪器设备的档案管理[J].浙江档案。2009(2):50-52.

[3]尹清轶,吴雁平. 数字档案馆建设理论研究热遭遇实践冷遇的思考[J].档案管理.2009(6):51-52.

[4]杨燕. 再谈高校仪器设备档案的管理[J]. 广东档案.2008(1):40-41.

[5] 孙灵娜,高原,李翠华. 在实验教学中培养学生创新能力的探索[J]. 中国现代教育装备.2009,(3):83-84.

[6]刘桂花,骆桂峰. 高校仪器设备档案管理存在的问题及其对策[J]. 桂林航天工业高等专科学校学报.29(2):207-208.

[7]郭梦鸥. 基于数字化的仪器设备档案管理[J]. 湖南城市学院学报.2004,25(4):109-110.

[8]洪彬,易宣. 论高校贵重仪器设备档案管理信息化[J]. 湖南农业大学学报(社会科学版).2003,4(1):91-93.

[9]孙忠梅,蔡艳嫦. 地方高校实验教学评价体系的研究与实践—以深圳大学为例[J]. 黑龙江教育学院学报.2009,28(11):160-162.

 


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